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3 techniques pour mieux gérer son temps : ses priorités, son agenda et l'automatisation

“Je suis débordé.e et je sais pas comment m’organiser” 😯

“Je perd un temps fou, je pense que je n’ai pas les bons outils” 😮

“Mon agenda dicte ma vie, et j’ai pas le temps de faire ce que je veux” 😥

Début Mars 2022, j’ai lancé une idée : des “Office Hours”. J’ai ouvert mon agenda Calendly pour aider un maximum de recruteuses, de recruteurs et de personnes qui recrutent (RH et dirigeant.e.s).

Et ce sont parmi les phrases qui revenaient le plus souvent.

C’est vrai que quand on fait du recrutement, on a rarement le loisir de se dire “Je vais prendre mon après-midi pour améliorer mes pratiques” ou “Tiens je vais automatiser au maximum”. L’opérationnel l’emporte trop souvent !

Et ce qui impacte encore plus que l’opérationnel, c’est souvent de savoir quoi faire. Je répète assez souvent que les responsables recrutement devraient être aux CODIR / COMEX de leur boite, c’est aussi en partie pour ça. Pour prioritiser et savoir quoi faire. (Répète après moi : “Les Head of TA au COMEX! les Head of TA au COMEX!”)

Si tu veux dès maintenant découvrir les aventures de Lucas et Léna GENDA, ça se passe ici, en vidéo :

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1/ On commence par connaitre ses priorités

En recrutement, tout est affaire d’impact !

Soit on investit 3h dans de la chasse pour espérer avoir plus de candidats sur un job. Soit on investit ces mêmes 3h pour refaire nos annonces et avoir potentiellement beaucoup plus d’impact ! 🦊

Soit on reste sur Linkedin et on contacte plein de candidat.e.s en peu de temps soit on fait du sourcing exotique mais on trouve potentiellement le.la candidat.e idéal.e !!

2 outils de productivité appliqués au recrutement ici : 1/ La loi de Pareto et 2/ la matrice Eiseinhower

La loi de Pareto en recrutement c’est assez simple mais ça dépend du job et de la structure dans laquelle on recrute.

Par exemple, avec une bonne annonce (20% du temps investi), on peut avoir 80% des candidat.e.s pertinents sur le job ! 😎

Ou bien en chassant sur LinkedIn, même pour des profils tech, on aura en 20% de temps, 80% des résultats. Et les 80% de temps restants serviront à trouver les autres. (Et même pas besoin de LinkedIn Recruiter !)

Ca vaut pour un job en particulier mais aussi pour les projets à mettre en place qui auront peu d’impact court terme mais un fort impact long terme

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La matrice Eisenhower en recrutement, c’est simple aussi ! 🦊

Important et Urgent ⇒ On fait ⇒ Répondre à ses candidats / Relancer les hiring managers / …

Important et pas urgent ⇒ C’est souvent ce qu’on oublie : refaire ses annonces / se former au sourcing / …

Pas important et Urgent ⇒ On passe par des RPO par exemple sur du recrutement ou bien par du conseil pour des projets marque employeur , des vidéos, etc.

Pas important et pas urgent ⇒ On arrête ⇒ Des trucs qui servent à rien comme la prise de référence, ou le fait d’utiliser des outils pas optimisé par exemple.

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2/ On automatise ce qui peut l’être

Aujourd’hui, on voit l’automatisation surgir dans plein de métiers.

Elle est encore plus valable quand il s’agit de tâches répétitives.

De tâches sans valeur ajoutée.

De tâches ou l’erreur humaine est fréquente.

Tiens ça me fait penser à des tâches par hasard comme planifier un entretien, envoyer des mails en masse, faire des rappels, créer automatiquement des tâches pour ses collègues.

Ca te rappelle un job toi ?

Sur.e ? 🧐

Ba si, nous, les recruteuses et les recruteurs.

Alors comment on automatise ?

On rentre plus en détail dans tout ça dans notre bootcamp mais le plus simple c’est de mapper ses process et regarder tout ce qui peut être automatisé.

On tente ensemble :

1/ Mail suite à candidature : automatisable

2/ Mail de refus : automatisable

3/ Mail pour planifier un entretien : automatisable

4/ Mail de rappel pour éviter les “no show” : automatisable

5/ Mail de remerciement post entretien : automatisable

Je continue ? 🙊

Aujourd’hui, la plupart des ATS peuvent automatiser le gros de ces missions avec brio et certains comme Teamtailor permettent même de créer des “workflow” d’automatisation. Exemple : Si un candidat qui postule et qui répond qu’il n’a pas un niveau d’anglais bilingue, alors je lui envoie un message lui disant qu’il ne continuera pas pour cette raison.

Si on a pas d’ATS (RIP) on a des outils faciles à mettre en place comme Calendly pour le scheduling, Textblaze pour créer des snippets qui évitent de devoir écrire toujours la même chose, etc.

Et pour aller encore plus loin, on peut automatiser les tâches et outils entre eux via des outils comme Zappier ou Make. Mais ça, ça sera pour une prochaine édition.

Une fois qu’on a automatisé ce qui pouvait l’être, il nous reste à organiser nos journées 📅

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3/ On s’organise et on ritualise

“T’es bien mignon Léo avec tes histoires mais même avec l’automatisation, moi je m’en sors pas”

Et oui, ce n’est pas si simple !

Le boulot de recruteur c’est 100 tâches différentes en même temps. Des tâches de 30sec comme d’autres d’1h (coucou les entretiens). Et évidemment, on est souvent dépendant de tout ça et on peut se faire marcher dessus.

Je sais pas toi mais de mon côté j’aime pas avoir des empreintes de chaussures sur moi donc j’impose mes règles.

Les 3 petits conseils pour bien s’organiser: 1/ Les plages horaires 2/ Les rituels 3/ Le “Me time” 🦊

Si tu t’y connais un peu en productivité, je ne t’apprends rien, il faut séquencer et planifier son travail. On organiser à l’avance les tâches à accomplir et on se donne les moyens de le faire.

Il se passe quoi sinon ? On court après le temps et on se fait piétiner par les appels candidat.e.s / les notifications slack, / les mails / les “Ah tu aurais 5min” de ton collègue Michel. (Désolé mais non Michel, j’ai pas le temps j’écris une newsletter la)

Voila à quoi peut ressembler votre semaine idéale :

Ah, tu as remarqué sur l’image les rituels :

➖ Sourcing Time

➖ Team Workshop

➖ Work on Internal projects

C’est simple, si on ritualise, on oublie pas.

Si on ritualise, on apprécie plus de faire les tâches.

Si on fractionne, on est plus efficace que de tout faire en un coup

La répétition ancre nos habitudes et nous permet d’avoir des résultats avec régularité.

Je t’ai fait une petite vidéo pour te montrer la différence entre Lucas et Lena GENDA, experts en calendriers

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Et la, tu te dis peut-être :

“Oui mais tu es bien mignon, mais ça marche pas pour moi ton affaire.”

Peut être parce que tu n’es pas organisé.e, peut être car tu travailles mieux le soir entre 21 et minuit, ou encore parce que tu penses que nos conseils, c’est pas ouf ouf 😥

Et tu as raison ! (enfin pas pour le dernier point)

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4/ Ne pas écouter tout ce qu’on dit #TousDifférents

Quand on parle de diversité et d’inclusion, on pense tout de suite :

Aux différences de diplôme

A la parité

Aux différences d’éducation…

Mais il y a tout un volet de la diversité qu’on appelle “Neurodiversity”

Ce qui fonctionne chez une personne ne fonctionne pas chez une autre.

Au global, tous les conseils donnés ici fonctionnent, on été testés et approuvés par plusieurs personnes très différentes dans des contextes variés.

Pour autant, on peut les adapter à nos différences.

Ce n’est pas la même chose si on est parent et qu’on va chercher ses enfants à l’école

Ce n’est pas la même chose si notre rythme biologique est bizarre (comme moi) et que nos pics de productivité sont entre 8h et 11h et entre 18h et 21h

Ce n’est pas la même chose si on est indépendant ou en entreprise.

Etc.

Bref t’as compris. Nous on propose, toi tu dispose (🤚🎤)

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Pour aller plus loin ?

L'organisation, l'automatisation et même la diversité font partie du programme de formation Online ou présentiel !